В царстве вечного хаоса: быть или не быть порядку в офисе

 Задумайтесь на минутку, сколько книг о том,как привести в порядок документы вы прочитали, сколько нужных приспособлений купили (деньги, между прочим, кровные потратили).И тем не менее, примерно раз в полгода история повторяется: посетив безукоризненные офисы друзей, насмотревшись с завистью фотографий партнера, который подписывал контракт в Европе,или, потеряв очередной документ, мы обычно совершаем героический поступок — в очередной раз бросаемся в неравный бой с хаосом, который царит в офисе собственном.

Через несколько часов энтузиазм убавляется, а  зрелище недавнего поля боя через пару недель в столь же плачевном состоянии, как и до уборки, приводит нас в полное расстройство: столько сил и времени потрачено впустую. И кажется нам тогда, что этот монстр непобедим. А в голове крутятся  извечные русские вопросы: «кто виноват?»  и «что делать?»…

Для начала — пара цитат, разделенных во времени и пространстве.

Древним грекам принадлежит мудрая мысль: «хочешь добиться ясности мыслей и точности действий — расчисти пространство вокруг себя!».

А популярный автор современных детективов устами одного из своих не самых положительных героев советует: «хочешь что-то надежно спрятать, прячь среди подобного: человека — в толпе, бумагу — в ворохе писем…».

Первая мысль скорее выражает наши благие намерения, с проявлением второй мы сталкиваемся постоянно, причем вроде бы ничего не прячем, а вот найти никак не можем, тратя нервы, время и деньги.

Обычно мы бросаемся на борьбу с беспорядком спонтанно, когда работать приходится «на коленках», переступить через горы архивов и справочников не представляется возможным, и мы ломаем голову над судьбой важного документа, только что затребованного начальником: либо он «похоронен» под кипой прошлогодних газет, либо выброшен вместе с черновиками.

Сколько последствий беспорядка в офисе в состоянии выдержать наша нервная система (беспокойство, раздражение, потеря времени и упущенная выгода, снижение авторитета в глазах начальства и коллег, далее — в соответствии с вашим личным опытом…)? Поразительная беспечность для таких серьезных и целеустремленных личностей, какими мы в большинстве своем являемся: подвергая тщательному анализу балансы, индексы, курсы и прайсы, начисто забываем, что к наведению порядка в собственном офисе тоже нельзя подходить импульсивно. Поэтому предлагаем начать с анализа ситуации и определения «этапов большого пути» к победе над хаосом на рабочем месте. Вспомните, как вы подходите к выполнению должностных обязанностей: сначала — думаете, потом — делаете (если — наоборот, дальнейшие советы будут не по адресу)

Анализ — оценка текущей ситуации( это обычные психологические методы решения любых проблем):

1. исходная точка (где вы сейчас находитесь — какие схемы работают, какие виды деятельности осуществляются без лишней траты времени на поиски нужных вещей и документов; а какие -доставляют больше всего проблем — места наибольшего беспорядка,типы документов, которые обычно долго валяются неразобранными)
2. определение приоритетов (что самое важное в вашей работе — какие виды деятельности, предметы, документы, контакты)
3. направление движения (чего хотите добиться)
4. помехи (что вам мешает)
5. значимость изменений (личные стимулы)
6. определение стратегии (что необходимо+где это хранить+поиск дополнительных мест )

Что касается личных стимулов, то у всех они разные. Однако часто встречаются следующие(кстати,может что-то заинтересует и лично вас):

• - ускорить поиск информации
• - контролировать поток входящих документов и вовремя на них реагировать
• - выполнять больший объем работы,особенно при жестких сроках
• - уменьшить количество стрессов, связанных с исполнением служебных обязанностей
• - повысить авторитет в глазах начальства и коллег
• - произвести благоприятное впечатление на клиентов
• - сохранить ясность мышления и высокую концентрацию внимания

 Главные правила создания эффективных систем хранения предметов и информации:

1. места для хранения должны располагаться там, где предметы используются
2. система хранения должна быть максимально простой и понятной лично вам (главное — не то, какое впечатление она производит, а насколько эффективна в работе)
3. чем чаще используются предметы(документы), тем ближе под рукой они должны находиться
4. разделить всё содержимое офиса на несколько больших категорий в соответствии с определёнными принципами и составить список основных категорий, в соответствии с которыми вы разделили предметы(документы) ; хранить этот список следует в верхнем ящике своего стола.
5. пользоваться работающими схемами и выстраивать аналогичные в соответствии с личным подходом к работе (стилем, вкусом и привычками)

План действий:

1. сортировка
2. чистка
3. поиск постоянного места предметам(документам)
4. распределение по местам

+ установка четкого графика выполнения намеченного с определением времени для каждой операции

Практическая деятельность:

1. выполнение пунктов, изложенных в плане, в соответствии с вашими привычками и приоритетами работы
2.  поддержание порядка как правило в течение 10 минут в конце рабочего дня.

Ошибки в организации рабочего пространства:

а) технические

1. предметы(документы) не имеют постоянного места
2. места хранения неудачны, порядок сложный, доступ затруднен
3. предметов (документов) больше, чем мест для хранения

б) психологические

4. привычка оставлять предметы(документы) на видном месте как напоминание о несделанной работе
5. нереалистичный подход к объему информации, который вы в состоянии срочно обработать
6. беспокойство о выброшенных документах, которые могут пригодиться
7. неприятие самого факта наведения и поддержания порядка (скука страшная, неблагодарная работа)
8. вам не нравится комната, в которой вы работаете (неуютна, слишком официальна и т.д.)
9. недостаток времени для периодического разбора накопившихся бумаг и предметов

Как разделить предметное наполнение офиса:

Предметами в офисе вы пользуетесь с той регулярностью, как это предполагается вашими должностными обязанностями:

1. работа с клиентами
2. работа с образцами товаров (катологами)
3. работа с бумажными документами
4. работа с оргтехникой
5. объединение нескольких видов деятельности

Как рационально распределить предметы в соответствии с их назначением:

Ящиками стола пользуйтесь по следующему принципу:

• - верхний — канцтовары
• - средние — текущие проекты
• - нижний — личные вещи